Как сделать архив в аутлуке

Содержание
  1. Outlook 2010: места архивных папок и все-все-все
  2. Файл данных Outlook (OST)
  3. Личная адресная книга (PAB)
  4. Автономная адресная книга (OAB)
  5. Файл настройки области навигации (XML)
  6. Зарегистрированные расширения Microsoft Exchange (DAT)
  7. Список автозавершения контактов Outlook
  8. Учетные записи Exchange Server
  9. Учетные записи POP3
  10. Учетные записи IMAP и Windows Live Hotmail
  11. Правила (RWZ)
  12. Стили печати (файл Outlprnt без расширения)
  13. Подписи (RTF, TXT, HTM)
  14. Бланки (HTM)
  15. Нестандартные формы
  16. Словарь (DIC)
  17. Шаблоны (OFT)
  18. Настройки отправки и получения (SRS)
  19. Сообщение (msg, htm, rtf)
  20. КАК: Как сохранить файл PST Small путем архивирования старой почты – 2020
  21. Маленький PST-файл – это быстрый файл PST
  22. Переместить почту в архив
  23. Доступ к почте из файла закрытого архива PST
  24. Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook
  25. Разница между экспортом и архивированием электронных писем
  26. Настройка вещей
  27. Версии Outlook 2007 и 2003
  28. Outlook 2010 и более поздние версии
  29. Outlook версии 2010 и новее
  30. Прогулка по переулку памяти

Outlook 2010: места архивных папок и все-все-все

Как сделать архив в аутлуке

Файлы данных Outlook (PST), созданные в приложении Outlook 2010, сохраняются на компьютере в папке Документы\Файлы Outlook. В операционной системе Windows XP эти файлы создаются в папке Мои документы\Файлы Outlook.

При обновлении приложения Outlook до версии 2010 файлы данных, созданные ранее в предыдущих версиях Outlook, сохраняются в другом расположении в скрытой папке.

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Остальное:

Файл данных Outlook (OST)

OST-файл синхронизируется с элементами на сервере, на котором запущен Exchange. Поскольку данные остаются на сервере Exchange, можно повторно создать этот OST-файл на новом компьютере без необходимости создания резервной копии этого OST-файла.

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Личная адресная книга (PAB)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Личные адресные книги (PAB) не поддерживаются в Outlook 2010. При обновлении до Outlook 2010 предлагается импортировать любой PAB-файл в «Контакты». Если PAB-файл не импортирован при первом запуске Outlook 2010, его можно импортировать позднее с помощью командыИмпортировать в режиме Представление Microsoft Office Backstage.

Автономная адресная книга (OAB)

Автономная адресная книга (OAB) используется учетными записями сервера Microsoft Exchange. Она содержит такие сведения, как имена, адреса электронной почты, названия и сведения о расположении офиса, из глобального списка адресов (GAL) на сервере, на котором запущен Exchange.

Не требуется создавать резервную копию этого файла или восстанавливать его. Этот файл создается и обновляется автоматически.

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл настройки области навигации (XML)

Этот файл содержит сведения о содержимом области навигации.

Windows 7 и Windows Vista    диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Outlook\имя_профиля.xml

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Outlook\имя_профиля.xml

Зарегистрированные расширения Microsoft Exchange (DAT)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Список автозавершения контактов Outlook

Автозавершение — функция, предлагающая имена и адреса электронной почты по мере их ввода. Предлагаемые варианты — это возможные соответствия из списка имен и адресов из отправленных сообщений электронной почты. Этот список называется списком автозавершения.

В приложении Outlook 2010 файл списка автозавершения (NK2-файл) больше не используется. Элементы списка автозавершения теперь хранятся в почтовом ящике Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST-файле) конкретной учетной записи.

Учетные записи Exchange Server

Если используется учетная запись Exchange Server, список автозавершения хранится в почтовом ящике на сервере Exchange. Это позволяет использовать список автозавершения на любом компьютере, где есть приложение Outlook с учетной записью Exchange.

Определение наличия учетной записи сервера Microsoft Exchange Server

Учетные записи POP3

Список автозавершения хранится в файле данных Outlook (PST). Сведения о его расположении см. в разделеФайл данных Outlook (PST).

Учетные записи IMAP и Windows Live Hotmail

Список автозавершения хранится в файле данных Outlook (PST). Файлы данных Outlook (PST) для учетных записей этих типов отличаются от других PST-файлов в Outlook. Эти файлы используются в качестве копий данных на почтовом сервере учетной записи и не предназначены для перемещения или восстановления.

Новый PST-файл создается при настройке учетной записи IMAP или Windows Live Hotmail в другом профиле Outlook или на другом компьютере.

Таким образом, список автозавершения является уникальным для компьютера и профиля, где настроена учетная запись, и элементы из него недоступны при использовании другого профиля или компьютера.

Правила (RWZ)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Outlook

 ПРИМЕЧАНИЕ.   При обновлении до Outlook 2010 с более ранней версии Outlook, чем Microsoft Outlook 2002, на жестком диске компьютера может находиться RWZ-файл. Этот файл больше не требуется, а сведения о правилах теперь хранятся на сервере, на котором запущен Microsoft Exchange, и в файле данных Outlook (PST) для учетных записей электронной почты POP3 и IMAP. Этот файл можно удалить.

Если используется функция импорта и экспорта правил, расположением RWZ-файлов по умолчанию является папка Документы.

Стили печати (файл Outlprnt без расширения)

Windows Vista     диск:\Users\имя-пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Outlook

Подписи (RTF, TXT, HTM)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Signatures

Бланки (HTM)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows 7 и 64-разрядная Windows Vista с 32-разрядным Outlook 2010     диск:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP     диск:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Нестандартные формы

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Forms

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Словарь (DIC)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\UProof

Шаблоны (OFT)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Templates

Настройки отправки и получения (SRS)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Outlook

Сообщение (msg, htm, rtf)

Windows 7 и Windows Vista     диск:\Users\имя_пользователя\Documents

Windows XP     диск:\Documents and Settings\имя_пользователя\Мои документы

Источник: http://itconfigall.ru/outlook-2010-mesta-arkhivnykh-papok-i-vse-vse-vse/

КАК: Как сохранить файл PST Small путем архивирования старой почты – 2020

Как сделать архив в аутлуке

Поскольку куча почты, которую вы держите в Outlook, растет, поэтому, как правило, время Outlook занимает то, что вы хотите, чтобы он делал. Ограничение размера файла PST вырисовывается. (Файл PST или «Личные папки», конечно же, – это то, где Outlook хранит все ваши данные, включая календари, контакты и электронные письма.)

Маленький PST-файл – это быстрый файл PST

В любом случае, платит, чтобы размер вашего основного файла PST был небольшим и управляемым. Вы можете использовать Outlook, используя AutoArchive. Или вы разделите свои сообщения между более файлами PST, которые могут быть безболезненными и быстрыми.

Чтобы создать архив старых сообщений в Outlook отдельно от файла PST, который вы используете каждый день:

    1. В Outlook 2007:
      1. Выбрать Файл> Управление файлами данных из меню в Outlook.
    2. В Outlook 2016:
      1. Нажмите файл.
      2. Перейти к Информация категория.
      3. Нажмите Настройки аккаунта.
      4. Выбрать Настройки аккаунта … из отображаемого меню.
      5. Перейти к Файл данных Вкладка.
  1. Нажмите добавлять :
    1. В Outlook 2016:
      1. Введите имя для архива в разделе Имя файла:.
      2. Выберите нужный формат в разделе Сохранить как тип:; обычно, выберите Файл данных Outlook.
    2. В Outlook 2007:
      1. Выберите нужный формат. Если вам не нужен прямой доступ к данным с Outlook 2002 или более ранней версией, можно Файл личных папок Office Outlook (.pst).
      2. Нажмите Хорошо.
      3. Введите имя файла.
        1. Ежегодные архивы работают хорошо, и название файла PST после года имеет смысл. Конечно, вы можете выбрать ежемесячные архивы, если у вас есть много большой почты для работы или другой схемы. Просто убедитесь, что результирующие размеры файлов PST находятся где-то около 1-2 ГБ. Большие файлы имеют тенденцию быть менее эффективными.
      4. Нажмите Хорошо.
      5. Введите имя файла архивного PST-файла в Название:.
        1. Опять же, имеет смысл называть ваш архив после его содержимого.
  2. При необходимости защитите доступ с помощью пароля.
  3. Нажмите Хорошо.
  4. Теперь нажмите близко.

Переместить почту в архив

Чтобы заполнить ваш вновь созданный архив PST:

  • Перетащите все папки в корневую папку, появляющуюся под Почтовые папки.
    • Это удобно, если у вас уже есть Архив которая содержит, скажем, всю прошлогоднюю почту. Просто отбросьте его в архив PST.
  • Кроме того, для архивирования отдельных элементов:
    • Нажмите на корневую папку, названную после вашего архива PST в разделе Почтовые папки с правой кнопкой мыши.
    • Выбрать Новая папка … из меню.
    • Введите имя требуемой папки.
    • Удостовериться Почтовый и почтовый товар s выбрано под Папка содержит: если вы хотите архивировать электронные письма. Для архивирования других предметов выберите соответствующую категорию.
    • Нажмите Хорошо.
    • Перетащите отдельные или группы писем в новую папку.
  • Чтобы переместить всю почту, предшествующую определенной дате в папке (или вложенных папках):
      • В Outlook 2016:
        • Нажмите файл.
        • Перейти к Информация категория.
        • Нажмите Инструменты очистки.
        • Выбрать Архив… из появившегося меню.
      • В Outlook 2007:
        • Выбрать Файл> Архив … из меню в Outlook.
    • Удостовериться Архивируйте эту папку и все подпапки: .
    • Выделите нужную папку.
    • Укажите даты электронной почты, перед которыми (скажем, в январе этого года), которые вы хотите переместить Архив статей старше, чем: __ .
    • Использовать Просматривать … , чтобы выбрать файл архива PST, созданный выше.
    • Нажмите Хорошо.
  • По желанию, скомпилируйте свой живой PST-файл, чтобы сразу заявить о свободе.

После того, как вы заархивировали все элементы, вы можете закрыть файл PST в Outlook:

  1. Нажмите на корневую папку вашего архива PST в разделе Почтовые папки с правой кнопкой мыши.
  2. Выбрать Близко “___” из меню.

Доступ к почте из файла закрытого архива PST

Чтобы получить сообщения из архива PST-файла, вы закрыли:

    1. В Outlook 2016:
      1. Нажмите файл.
      2. Выбрать Открыть и экспортировать.
      3. Нажмите Открыть файл данных Outlook.
    2. В Outlook 2007:
      1. Выбрать Файл> Открыть> Файл данных Outlook … из меню в Outlook.
  1. Выделите нужный архив PST архива.
  2. Нажмите открыто.

Файл PST и его папки будут Почтовые папки, готов к действию.

Источник: https://ru.go-travels.com/76740-archive-old-mail-small-pst-file-outlook-1173768-4434447

Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

Как сделать архив в аутлуке

Microsoft Outlook по-прежнему является одной из самых популярных почтовых платформ во всем мире. Если вы уже давно используете Outlook, вы могли заметить, что он работает медленнее, чем раньше. Переполненные папки входящих и исходящих сообщений обычно снижают производительность.

Почтовый ящик Outlook имеет ограниченную емкость, поэтому, если вы не удалили старые письма, есть вероятность, что вы превысили пространство 2 ГБ. Если это так, вы можете заархивировать несколько старых писем, чтобы освободить место для новых. Остановитесь и научитесь делать это за несколько простых шагов.

Разница между экспортом и архивированием электронных писем

Экспорт электронной почты очень похож на архивирование, но есть большая разница. При экспорте электронной почты вам также нужно будет выбрать папку на вашем компьютере. Экспорт позволяет сохранять файлы всех типов и обеспечивает аналогичные преимущества для архивирования, но разница в том, что эти файлы и электронные письма останутся в Outlook. Они не будут удалены.

При архивировании ваших писем вы можете сохранять их только в формате PST. Порядок и структура папок ваших заархивированных писем останутся такими же, как в Outlook. Кроме того, все заархивированные электронные письма будут удалены из Outlook, освобождая место для новых электронных писем. Таким образом, архивирование электронных писем лучше, чем их экспорт.

Настройка вещей

Прежде чем вы сможете заархивировать электронную почту из своей учетной записи Outlook, вы должны сначала все настроить. Настройка требует от вас сделать две вещи. Во-первых, вы должны включить функцию автоархивации в настройках учетной записи Outlook. Во-вторых, вам нужно выбрать папку, которую вы хотите использовать для ваших архивных писем.

Вы можете установить количество дней, которое должно пройти с момента получения письма до его передачи в папку архива на вашем ПК.

Эта функция будет запускаться автоматически каждый раз, когда вы открываете Outlook, и электронные письма, отправляемые в архив, исчезают из списка.

Версии до Outlook 2010 работают немного иначе, чем те, что были выпущены позже. Мы объясним, как функция AutoArchive работает как в старой, так и в новой версии.

Версии Outlook 2007 и 2003

Прежде чем мы начнем, вы должны знать, что эти версии поставляются с включенной по умолчанию функцией автоархивации. Однако, если по какой-то причине это не работает, выполните следующие действия, чтобы активировать его еще раз.

  1. Откройте Outlook и выберите меню «Инструменты». Выберите «Опции», а затем «Другое».
  2. Нажмите «Автоархив».
  3. Установите флажок «Автоархивировать каждый» и укажите количество дней, которое должно пройти, прежде чем электронные письма будут перенесены в папку архива.
  4. Установите флажок «Запросить автоархивирование», если вы хотите получать уведомления до того, как Outlook архивирует ваши электронные письма.
  5. Поле «Файл архива по умолчанию» позволяет вам выбрать папку, в которой хранятся ваши электронные письма.
  6. Хит ОК.

Outlook 2010 и более поздние версии

  1. Выберите вкладку «Файл», а затем нажмите «Параметры» в появившемся меню.
  2. Выберите «Дополнительно», а затем выберите «Настройки автоархивации».
  3. Установите флажок «Автоархивировать каждый» и введите количество дней, которое должно пройти, прежде чем электронные письма будут заархивированы.
  4. Нажмите на поле «Запросить автоархивирование», чтобы получать уведомления перед каждым автоматическим архивом.
  5. Введите имя папки, в которой вы хотите, чтобы появлялись заархивированные электронные письма.
  6. Нажмите «ОК» дважды.

Теперь, когда вы включили функцию автоархивации в Outlook, пришло время установить папку архива на вашем ПК.

Следуйте этим простым шагам, и вы сделаете это в кратчайшие сроки.

Outlook версии 2010 и новее

  1. Щелкните правой кнопкой мыши нужную папку и выберите «Свойства».
  2. Выберите вкладку «Автоархивация».
  3. Введите количество месяцев, которое должно пройти, прежде чем ваши электронные письма будут автоматически архивироваться.
  4. Выберите место для вашего архива, нажав «Переместить старые элементы в». Вы можете ввести имя папки или использовать браузер, чтобы найти его.

Прогулка по переулку памяти

Вам знакомо это чувство, когда вы просматриваете старые письма? Вы часто находите контакты, о которых забыли, и, возможно, даже старые воспоминания, которые стоит запомнить. Функция автоархивации в Outlook позволяет сохранять все полученные письма на жестком диске. Это ускорит работу Outlook, и у вас будет постоянный доступ к вашим старым электронным письмам.

Используете ли вы функцию автоархивации в Outlook? Сколько лет самое старое письмо, которое у вас есть в вашем архиве? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев.

Источник: https://autotak.ru/kak-avtomatitcheski-arhivirovaty-lektronne-pisyma-v-outlook/

Все лайфхаки
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: